Cara Mengatur Jumlah Karyawan Pada Sistem Pelayanan

Ketika menjalankan suatu perusahaan yang menyediakan pelayanan, seperti bank, instansi ataupun institusi, pasti membutuhkan karyawan sebagai gerbang utama pelayanan tersebut. Ketika karyawan terlalu banyak dan pelanggan sedikit, menjadi pemborosan bagi perusahaan. Begitu pula sebailknya, jika karyawan sedikit tetapi pelanggan terlalu banyak, maka dapat menyebabkan pelanggan frustasi, dan karyawan yang melayani pun juga akan kewalahan. Pengaturan karyawan ini secara otomatis sangat mempengaruhi kepuasan pelanggan. Permasalahan pengaturan karyawan adalah hal yang sering dialami oleh perusahaan-perusahaan penyedia pelayanan. Oleh karena itu berikut cara untuk mengatur jumlah karyawan agar seimbang dengan jumlah pelanggan:

Analisa jumlah antrian pelanggan
Ketika pelanggan harus menunggu antrian hingga berjam-jam atau nomor antrian dalam satu hari ada ribuan, dengan karyawan kurang dari 5 orang, maka ada yang salah dengan manajemen Anda. Karyawan bisa tumbang jika harus menghandle lebih dari kapasitasnya dan pelanggan dapat stress jika harus menunggu lama. Maka, menambah karyawan dapat memberikan solusi terbaik untuk hal ini. Tetapi jika antrian hanya sedikit dan karyawan terlalu banyak sehingga seperti menganggur, maka solusinya adalah dapat mengurangi jumlah karyawan atau mengalokasikan karyawan tersebut ke bidang lain.

Cari tahu informasi dari karyawan atau pelanggan
Dengan membuat survey, maka kita dapat mengetahui apa yang dirasakan karyawan atau pelanggan ketika pelayanan berjalan. Jika banyak keluhan dari sisi karyawan, maka kemungkinan mereka merasakan terlalu banyak tekanan dalam bekerja. Untuk mengatasinya, dapat melakukan evaluasi dengan manajemen, seperti menambah karyawan. Jika banyak keluhan dari pelanggan terkait layanan, maka perlu diadakan evaluasi untuk karyawan.

Lihat Ulasan Pelayanan Anda
Pada jaman serba teknologi ini, seluruh kegiatan dilakukan dapat dilakukan secara online, termasuk memberi masukan pada suatu pelayanan, baik melalui Google Maps, atau aplikasi review lainnya. Ketika banyak pelanggan yang memberikan ulasan negatif daripada ulasan positif, maka perlu adanya pembenahan pada pelayanan yang diberikan. Ketika karyawan melayani dengan mood baik dan bahagia, maka hal tersebut dapat berkontribusi langsung pada pengalaman pelanggan, mereka juga akan ikut berbahagia dan memberikan ulasan positif. Jika ada pelanggan yang mengulas negatif mengenai pelayanan yang diberikan, maka perlu ada evaluasi pada karyawan tersebut.

Kehadiran Karyawan
Setiap karyawan pasti pernah mengalami masa sulit sehingga membutuhkan libur saat bekerja diluar hari libur yang ditentukan, misalnya sakit atau ada keadaan mendesak lainnya. Tetapi jika ada karyawan sering tidak hadir dan frekuensinya semakin meningkat, maka perlu investigasi, apakah karyawan tersebut memang sengaja atau ada penyakit serius yang dialami.  Karyawan yang tidak semangat dalam bekerja dapat membuat karyawan tersebut tidak memperdulikan dengan ketepatan waktu dan kehadiran. Hal ini kemungkinan dikarenakan karyawan tersebut terlalu banyak bekerja, atau ada hal lainnya, perlu dipastikan secara detail.

Turn Over Karyawan
Seringnya karyawan keluar dari perusahaan, maka perlu dianalisa apakah ada yang salah dengan manajemen Anda. Apakah mereka terlalu lelah dalam bekerja, terlalu banyak menghandle pelanggan dalam sehari, perlu kita gali. Setelah mengetahui alasannya, perlu ada pembenahan agar tidak sering terjadi pergantian pelanggan.

Setelah mengetahui 5 cara tersebut, maka Anda dapat mengetahui bagaimana cara mengatur jumlah karyawan untuk menyeimbangkan jumlah pelanggan. Karyawan yang bahagia, akan membuat pelanggan bahagia juga, sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan.